Maksettujen suoritusten kirjaamisia laskuille voi tehdä kahdella eri tavalla:
Hoikaan voidaan ajaa sisään pankilta saatava viitemaksuaineisto, jonka avulla voidaan kirjata yhteisön pankkitilille saapuneet suoritukset maksuiksi avoimille laskuille.
Viitemaksuaineistojen sisäänluku
Palvelusopimukset pankin kanssa
Viiteaineistojen haku on yleensä pankeissa lisämaksullinen palvelu, josta on tehtävä pankin kanssa erillinen sopimus. Pankin palvelusta käydään hakemassa ja tallennetaan omalle koneelle viitemaksutiedosto, joka luetaan Hoika-palveluun.
Viiteaineiston tiedostomuoto
Jotta pankissa tiedetään varmasti millaista viiteaineistoa Hoika hyväksyy, kannattaa heille kertoa että tarvitaan tilille saapuneiden viitemaksujen aineisto SEPA-standardin (ISO20022) mukaisessa xml-muodossa tiedostona. Tarkennukseksi kannattaa lisätä tarkka aineiston nimi ‘ISO20022 Camt.054.001.02’.
Pankkitiedostojen luku Hoikaan
Pankkitiedoston lukuominaisuus löytyy Laskut-osiosta Pankkitiedoston luku-välilehdeltä. Hae tiedosto koneeltasi klikkaamalla Valitse tiedosto -nappia ja suorita pankkitiedoston luku painamalla Lue pankkitiedosto-nappia.
Tulosta saamasi poikkeuslista, jotta esim. virheellisellä viitteellä tulleiden suoritusten kirjaaminen manuaalisesti on helpompaa. Lopuksi klikkaa ‘Kirjaa maksut’ sivun alalaidasta, jolloin oikeilla maksutiedoilla maksetut suoritukset kirjautuvat laskuille.
Poikkeuslistalla olevat laskut, joita ei voida kirjata massakirjauksella, tulee kirjata maksetuiksi manuaalisesti kyseisen laskun Maksusuoritukset-välilehdeltä.