Ennen kuin ilmoittautuminen voidaan avata jäsenille, tulee palvelun asetuksiin syöttää yhteisön laskutuksessa tarvittavat perustiedot. Laskutustiedot voidaan asettaa Asetuksissa, Laskutus-välilehdellä.
Saajan tiedot
Laskutustiedot-kohtaan lisätään laskuilla näkyvät saajan tiedot, eli yhteisön nimi, katuosoite ja muut tarvittavat tiedot.
Laskujen maksuehdon ja ALV-velvollisuuden määrittely
Laskutustietoihin tulee määritellä laskun maksuehto (maksuaika), joka on oletuksena 14 päivää. Maksuehdon mukaan laskuille luodaan eräpäivä, esim. 14 päivää laskun luontipäivästä. Laskun vähimmäismaksuehdon lisäämällä voidaan varmistaa, että maksuaika on aina vähintään asetettu määrä, riippumatta esimerkiksi ryhmien tiedoissa määritellyistä eräpäivistä.
Mikäli yhteisö on arvonlisäverovelvollinen, arvonlisäveron käyttö ja oletuksena käytettävä ALV-prosentti voidaan määrittää laskutustietoihin.
Tilinumeron asettaminen
Lisää yhteisön tilinumero kohdassa Seuran tilinumerot. Tilinumeroita tarvitaan yhteisön laskutuksessa. Täytettäviä tietoja ovat pankin nimi, tilinumero, IBAN- ja BIC -koodit, sekä vapaamuotoinen tekstiselite. Ensisijaiseksi rastitettu tilinumero on se, jota käytetään ilmoittautumispalvelun kautta luoduissa laskuissa, mikäli erikseen ei esim ryhmäkohtaisesti määritetty tilinumeroa.
Viitteenalut, kustannuspaikat ja kirjanpitotilit
Laskutusasetuksiin voidaan perustaa laskujen luonnissa käytettäviä viitteenalkuja. Merkitse viitteen alulle selite ja viitteenalun ensimmäiset merkit. Viitteenaluista ensisijaiseksi merkittyä käytetään ryhmiin ilmoittautuneiden laskuissa. Käyttämällä erillisillä viitteenalkuja helpotatte laskujen erittelyä ja hakua Laskut -sivulla. Mikäli kausimaksuissa ja ryhmien ilmoittautumismaksuissa käytetään erillisiä viitteenalkuja, ilmoittautuneille laaditaan niistä erilliset laskut.
Palvelussa on mahdollista myös perustaa kustannuspaikkoja ja kirjanpitotilejä, joita voidaan käyttää hyödyksi suoritusten tiliöinnissä yhteisön kirjanpitoon. Kustannuspaikat ja kirjanpitotilit tulevat näkyviin maksusuoritusraportille, sekä laskuriveittäin otetulle laskuraportille.
Kuittiasetukset
Maksetuista laskuista voi luoda kuitin ja lähettää sen käyttäjälle sähköpostille. Laskutusasetuksissa voi määritellä haluamansa tekstin kuittipohjaan. Kuittipohjan tekstisisältöä voidaan muuten muokata vapaasti, mutta {aaltosulkeissa} olevaa tekstiä ei tulisi muuttaa, sillä nämä yksilöidyt tiedot tulevat suoraan tietokannasta.