Käyttöönotto etenee tiivistetysti alla olevassa järjestyksessä. Tarkemmat ohjeet eri asetuksista ja toiminnoista löydät tästä ohjeesta.
- Kytke Netvisorin ohjelmistorajapintapalvelu päälle
- Luo Netvisorissa käyttäjäkohtaiset ohjelmistorajapintatunnukset
- Lisää Hoikan asetuksiin luodut tunnukset ja Y-tunnus sekä muut integraatioasetukset
- Luo Hoikan kirjapitotilejä vastaavat tuotteet Netvisoriin
- Päivitä Netvisorissa näille tuotteille oikeat kirjanpitotilit
- Aktivoi Hoikasta päivittäinen tietojen lähetys, jonka jälkeen tiedot siirtyvät joka päivä. Voit tarvittaessa keskeyttää tiedonsiirron.
Netvisorin rajapintaohjeet löytyvät Netvisorin sivuilta:
Rajapintaresurssien käyttöoikeudet ja Hoikan lisääminen
Kun rajapinta on Netvisorissa avattu, tulee Hoikan palvelu aktivoida sallituksi liittymäksi.
Räätälöity integraatio
- Hae Hoika integraatioavaimella, joka löytyy Hoikan asetuksista sivulta Lisäpalvelut – Netvisor
Valmiit integraatiot (tulossa myöhemmin)
- Hae nimellä Hoika
Salli Hoika-liittymälle kaikki tarvittavat resurssit. Nämä vähintään (kaikki voi olla sallittu, Hoika käyttää vain tarvittavia resursseja):
- Asiakastiedot – kaikki
- Tilaukset ja laskut – kaikki
- Myyntisuoritus – kaikki
- Tuotteet – kaikki
Jos myöhemmin integraatioasetuksia halutaan muuttaa, valitaan Integraatiolistasta Hoika integraatio ja päivitetään resursseja.
Jos Netvisorissa ei ole valittu kaikkia tarvittavia resursseja sallituiksi, ei Hoikan ja Netvisorin välinen liitymä toimi oikein.
Netvisorin rajapintakäyttäjä
Yhdistyksen tulee luoda omassa Netvisor-ympäristössään ohjelmistorajapintapalvelun käyttäjä ja syöttää nämä tunnukset Hoikan asetuksiin.
- Netvisor – Ohjelmistorajapinta ja tunnisteet – Luo uusi rajapintatunnus
Näillä tunnuksilla ja Asiakkaan Y-tunnuksella Hoika yhdistyy asiakkaan omaan Netvisor-palveluun.
Liittymäasetukset Hoikassa
Siirry Hoikassa osioon Lisäpalvelut → Netvisor
Netvisorissa luodut rajapintakäyttäjätunnukset syötetään Hoikan asetuksiin (Netvisor Api käyttäjätunniste ja Netvisor Api avain).
Netvisor Api Y-tunnus pitää olla se Y-tunnus, joka on Netvisor ympäristön yritystiedoissa. Oikeat Hoika- ja Netvisor- ympäristöt kohdistetaan juuri Y-tunnuksella sekä rajapintakäyttäjätunnuksilla.
Etuliite, joka lisätään jokaiseen Hoikasta Netvisoriin siirrettäviin laskuihin. Eri numerosarjalla varmistatte, että Hoikassa ja Netvisorissa luotuihin laskuihin ei voi tulla samaa laskunumeroa. Esim etuliite 111, laskunumero 999 → laskunro Netvisorissa tulee olemaan 111000000000999 (15 numeroa aina).
Jos Netvisoriin luodaan ensimmäinen lasku vasta integraation käyttöönoton jälkeen, tulee etuliite muuttaa miksi tahansa luvuksi, joka on pienempi kuin Hoikassa käytössä oleva etuliite. Huom. Luku 9 esimerkiksi on suurempi kuin luku 111, 09 sen sijaan pienempi.
Etuliite, joka lisätään henkilön/asiakkaan ID-numeroon. Esim ID numero Hoikassa 123456, valittu etuliite H- → asiakaskoodi Netvisorissa H-123456.
Oletustuote, jota käytetään, jos laskuriville ei ole määritelty kirjanpitotiliä Hoikassa.
Siirrettävä aikaväli: yhdistys voi määritellä mistä alkaen laskut (ja niihin liittyvät asiakas/henkilötiedot) viedään Netvisoriin. Maksusuoritukset siirretään vain integroitujen laskujen osalta, ei päivämäärän perusteella.
Netvisoriin vietävien henkilöiden asiakasnimi koostuu valinnan mukaan Hoikan kentistä: Etunimi, Sukunimi, Organisaatio, Organisaatioyksikkö.
Jos yhdistyksenne on lisännyt Hoika rekisteriin Y-tunnukset lisätietokenttänä, voidaan se siirtää Netvisorin asiakastietoihin linkittämällä asetuksista kenttä, joka sisältää Y-tunnukset.
Jos yhdistyksenne lisää Hoika rekisteriin verkkolaskuosoitteet lisätietokenttinä, saadaan nämä siirrettyä linkittämättä oikeat kentät asetuksissa. Verkkolaskuoperaattoria varten tulee ensin luoda lisätietokenttä ja liittää se Hoikan Netvisor asetuksissa. Liitos muuttaa kentän pudotusvalikoksi, joka sisältää kaikki Netvisorin tukemat verkkolaskuoperaattorit oikeilla koodeilla.
Mikäli verkkolaskuosoitteita käytetään, tulee laskut luoda Hoikassa niin, että niitä ei lähetetä sähköpostitse tai postita.fi palvelun kautta. Näin ne siirtyvät Netvisoriin lähettämätön-tilassa ja ne lähtevät vastaanottajille Netvisorin kautta.
Kustannuspaikka-otsikon alla olevat Nimimalli ja Arvomalli -asetukset voi tässä vaiheessa jättää tyhjiksi.
Hoikaan lisätyt maksusuoritukset siirretään Netvisoriin oikeille laskuille asetuksissa määritellyille kirjanpitotileille. Asetuksiin määritellyt kirjanpitotilit tulee olla Netvisorissa jotta maksusuoritukset siirtyvät.
Hoika-Netvisor liittymä on toteutettu siten, että Hoikaan määritellyt kirjanpitotilit viedään Netvisoriin tuotteiksi. Lisäksi Hoikan asetuksiin määritellään oletustuote, jota käytetään siirrettävissä laskuriveissä aina, jos kirjanpitotiliä ei ole ko laskuriville Hoikassa määritelty. Netvisorista ei haeta tuotetietoja Hoikaan.
Hoikassa ei ole tuotekonseptia kuten Netvisorissa, jossa kukin laskurivi pitää kohdistua tiettyyn tuotteeseen. Netvisorissa kirjanpitotilitieto on määritelty noiden tuotteiden tietoihin, kun taas Hoikassa kullekin laskuriville voidaan määritellä kirjanpitotili.
- Määrittele Hoikaan Asetukset – Laskutusasetukset haluamasi kirjanpitotilit. Hoikassa kirjanpitotili nimi=Jäsenmaksut, Arvo=1234 → Netvisoriin tuotteeksi tuotekoodi=1234, nimike=Jäsenmaksut, tuoteryhmä=Jäsenmaksut
- Muodosta nämä syöttämällä Netvisoriin
- Muuta Netvisorissa uusien tuotteiden tietoihin oikeat kirjanpitotilit. Tätä Netvisorin rajapinta ei tue, vaan luotaville tuotteille määräytyy Netvisorin oletuskirjanpitotilit.
Tuotteiden kirjanpitotilimääritykset tulee tehdä ennen kuin ensimmäiset laskut siirretään Hoikasta Netvisoriin. Mikäli laskut on lähetetty Hoikasta esim sähköpostilla vastaanottajille, siirtyvät ne Netvisoriin tilassa avoin ja samalla muodostetaan kirjanpidon tosite.
Tiedonsiirron aktivointi on kaksivaiheinen. Hoika aktivoi yleisen tiedonsiirron tilauksen jälkeen.
Asiakas määrittelee onko päivittäinen tiedonsiirto aktiivinen. Liittymä on käytössä vain kun tämä valinta on aktiivinen.
Kun päivittäinen lähetys on päällä, siirtyy joka päivä Hoikasta Netvisoriin uudet laskut, uudet/päivitetyt henkilötiedot sekä maksutiedot järjestelmästä toiseen.
Päivittäisen tiedonsiirron voi halutessaan keskeyttää ja jatkaa taas myöhemmin. Integraatio siirtää kaikki tauon aikana luodut laskut ja maksusuoritukset. Tauko voi olla tarpeellinen esim seuran ilmoittautumisen alkupäivinä, tilikauden vaihtuessa, tai jos huomaa luoneensa Hoikassa virheellisiä laskuja.