Tietojen siirto
Liittymä siirtää automaattisesti tiedot järjestelmien välillä joka päivä klo 17:00 maissa, kun tiedonsiirto on Hoikan asetuksista aktiivinen. Mikäli tiedonsiirto keskeytetään ja se aktivoidaan uudelleen esim muutaman päivän kuluttua, siirtyy seuraavana päivänä kaikki tauon aikana lisätyt tiedot.
Hoikasta siirtyy Netvisoriin tuote-, asiakas-, lasku- ja maksusuoritustiedot. Netvisorista Hoikaan päin siirtyy ainoastaan maksusuoritustietoja.
Laskut
Hoikan Netvisor liittymällä Hoikaan perustetut laskut siirtyvät Netvisoriin. Laskujen poisto tai muokkaus ei ole mahdollista liittymällä.
Hoikassa luodut laskut siirtyvät automaattisesti Netvisoriin päivittäin klo 17:00 aikaan, kun tiedonsiirto on aktiivisena. Hoikan Laskut-listalla on näkyvissä laskun liittymän status (ei vielä käsitelty, siirretty onnistuneesti, virhe). Jo siirrettyihin laskuihin tehdyt muutokset tai laskun poistot eivät siis siirry Netvisoriin vaan mahdolliset muutokset tulee tehdä manuaalisesti molempiin järjestelmiin. Maksusuorituksia voi lisätä jo siirrettyihin laskuihin, sillä nämä siirtyvät järjestelmien välillä.
Kaikki laskut, jotka on lähetetty Hoikasta sähköpostilla ja postita.fi:n kautta vastaanottajalle, siirtyvät Netvisoriin avoimina laskuina (tosite muodostuu). Laskut, joita ei ole Hoikan kautta lähetetty, siirtyvät tilassa lähettämätön.
Laskurivit kohdistuvat aina Netvisorin tuotteelle, joko Hoikaan määritellyn kirjanpitotilitiedon mukaan tai mikäli tämä tieto puuttuu, niin Hoikan asetuksiin määritellyn oletustuotteen mukaan.
Mikäli Hoikassa on laskuriville määritelty kustannuspaikka, siirtyy tämä tieto myös Netvisoriin. Kustannuspaikkojen tulee vastata toisiaan molemmissa järjestelmissä, sitä ei tarkisteta liittymässä. Jos laskurivillä on kustannuspaikka, joka ei löydy Netvisorista, lisätään tämä kustannuspaikka automaattisesti Netvisoriin.
Esim 1
Netvisorissa: Laskentakohdeotsikko = Testikustannuspaikka, Laskentakohteen nimi = 555
Hoikassa täysin vastaava kustannuspaikka: Nimi = Testikustannuspaikka, Arvo = 555
➔ Integraatio kohdistaa laskurivin oikealle laskentakohteelle
Esim 2
Netvisorissa: Laskentakohdeotsikko = Testikustannuspaikka, Laskentakohteen nimi = 555
Hoikassa kustannuspaikan arvo sama, nimi eri: Nimi = Uusi_testikustannuspaikka, Arvo = 555
➔ Integraatio kohdistaa laskurivin oikealle laskentakohteelle, mutta luo Netvisoriin myös uuden laskentakohdeotsikon (ei luo uutta laskentakohdetta sen alle)
Esim 3
Netvisorissa: Laskentakohdeotsikko = Testikustannuspaikka, Laskentakohteen nimi = 555
Hoikassa kustannuspaikan nimi sama, arvo eri: Nimi = Testikustannuspaikka, Arvo = 666
➔ Liittymä muodostaa laskentakohteen Netvisoriin jo olemassa olevan otsikon alle ja kohdistaa laskurivit tuolle arvon mukaan oikealle laskentakohteelle
Esim 4
Hoikassa kustannuspaikka: Nimi = Hoika, Arvo = hallinto
➔ Liittymä muodosta Netvisoriin laskentakohdeotsikkon = Hoika, laskentakohteen nimi = hallinto
Päivitetty ohje kustannuspaikkatiedon siirtymisestä, kun Netvisor-liittymään lisättiin uusi asetus kesäkuussa 2021 joka mahdollistaa erilaiset variaatiot tiedon siirtämiseksi Hoikasta Netvisoriin:
- Hoikassa kustannuspaikan arvo = Laskentakohteen nimi Netvisorissa
- Hoikassa kustannuspaikan nimi = Laskentakohdeotsikko
Kun väliin tulee uusi Netvisor asetus, voidaan sillä määritellä vielä erikseen minkä mallisena Hoikassa oleva tieto lähtee Netvisoriin. Kustannuspaikkaa tai sen arvoa ei näin ollen Hoikassa tarvitse muuttaa vaan tuo asetus siirtää sen halutussa muodossa:
Esimerkkejä:
Jos Hoikassa on asetuksessa määritelty nimimalliksi Kustannuspaikka, niin silloin Netvisoriin muodostuu laskentakohdeotsikko Kustannuspaikka, riippumatta siitä mikä kustannuspaikan nimi Hoikassa on.
Jos Hoikassa on asetuksessa määritelty arvomalliksi $Value ($Name) silloin Netvisoriin muodostuu laskentakohteen nimeksi kustannuspaikan arvon ja kustannuspaikan nimen yhdistelmä: 100 (Telinevoimistelun harrastemaksu)
Esimerkkejä käyttöliittymässä havainnollistettuna:
Hoikassa Kustannuspaikan nimi: Testiryhmä
Hoikassa Kustannuspaikan arvo: 2031
Hoikassa lisäksi Netvisor liittymän asetuksiin määritelty nimimalliksi Kustannuspaikka ja arvomalliksi $Value $Name.
Huom! Nimimalli-kentän merkkimäärä tai muuttujilla muodostettu arvo (esim. $Name $Value) ei saa ylittää 50 merkkiä. Arvomalli-kentässä vastaava rajoitus on 200 merkkiä. Jos nämä pituudet ylittyvät, Netvisor ei lue arvoja ko. kentistä.
Näin ollen Netvisoriin muodostuu tämän perusteella laskentakohdeotsikoksi Kustannuspaikka ja laskentakohteen nimeksi 2031 Testiryhmä.
Henkilö-/asiakastiedot
Ne henkilöt, joille Hoikassa on luotu siirrettäviä laskuja, lisätään myös Netvisoriin. Liittymä ei hae Netvisorista olemassa olevaa asiakaslistaa, vaan kaikki Hoikan laskunvastaanottajat lisätään uusina asiakkaina Netvisoriin. Mikäli näiden integroitujen henkilöiden yhteystietoja päivitetään myöhemmin Hoikassa, päivittyvät tiedot myös Netvisoriin.
Mikäli Hoikassa on käytössä yli-/alikäyttäjätoiminto ja alikäyttäjän lasku on luotu ylikäyttäjälle, viedään Netvisoriin asiakastietona ylikäyttäjän tiedot. Tällöin Netvisorin asiakastieto vastaa sitä, mikä Hoikassa on laskun vastaanottajakentässä. Alikäyttäjätieto tuodaan myös Netvisoriin ja tieto löytyy Netvisorissa kentästä ”Vapaa teksti ennen laskurivejä”.
Maksusuoritukset
Kaikki maksusuoritukset, jotka liittyvät siirrettyihin laskuihin siirretään järjestelmien välillä. Esim Netvisoriin kirjautuneet viitemaksut siirtyvät Hoikaan ja Hoikaan kirjatut käteis- ym suoritukset siirtyvät Netvisoriin. Kaikki Netvisorista Hoikaan päin siirtyvät maksusuoritukset kirjautuvat Hoikaan maksutyypillä Netvisor. Hoikasta Netvisoriin siirtyvät maksusuoritukset kirjautuvat oikealle laskulle ja maksutyypin mukaiselle kirjanpitotilille (kts Hoikan integraatioasetukset).
Kirjanpitotilit/tuotetiedot
Mikäli Hoikan laskutusasetuksiin lisätään kirjanpitotilejä tai niitä muokataan, päivittyvät tiedot automaattisesti Netvisoriin. Kirjanpitotilit voi myös siirtää Netvisoriin integraatioasetuksista. Siten pääsee muokkaamaan Netvisorissa tuotteen tietoihin oikean kirjanpitotilin ennen laskujen siirtoa seuraavana päivänä. Mikäli kirjanpito/tuotetietoja ei ole manuaalisesti integroitu, lisätään/päivitetään ne seuraavassa integraatioajossa automaattisesti.
Jo integroituihin laskuihin tehtävät muutokset kirjanpitotili- tai kustannuspaikkatietoihin eivät siirry Netvisoriin.