Kauden luominen on kaksivaiheinen ohjattu toiminto, jossa määritellään kauden tarvittavat perustiedot sekä hinnoittelu ikäryhmittäin. Ohjatun toiminnon suorittamisen jälkeen kausi on valmis ryhmien lisäämistä ja ilmoittautumista varten.
Aloita kauden luominen siirtymällä päävalikon kohtaan Kaudet ja siellä Kauden lisäys -välilehdelle.
Vaihe 1: Kauden perustiedot
- Vaiheessa 1 määritellään kaikki kauden perustiedot ilmoittautumista ja laskutusta varten:
Nimi – Kauden nimi, jolla ylläpitäjät tunnistavat sen Kaudet -sivulla. Kauden nimi merkitään myös osallistujien laskuille. - Kuvaus – Vapaamuotoinen kuvaus, jonka on nähtävissä ylläpitäjille Kaudet-osiossa.
- Alkamis- ja päättymispäivämäärät – Kauden alkamis- ja päättymispäivämäärät. Kaudelle kuuluvat ryhmät ovat näkyvissä ilmoittautumispalvelussa merkityllä aikavälillä.
- Vastuuhenkilöt – Henkilöt, joille halutaan antaa esimerkiksi oikeudet nähdä kaudella olevien ryhmien osallistuja- tai laskutustietoja. Määritä vastuuhenkilöt ja heidän käyttöoikeutensa Henkilöryhmät-sivulla.
- Tilinumero – Yhteisön tilinumero, jolle kauden maksut maksetaan. Määritä tilinumerot Asetukset -sivulla.
- Viitteenalku – Viitteenalku, jolla kausimaksun laskut luodaan. Luo erilliset viitteenalut kausimaksuille ja ryhmille, jos haluat luoda niistä erilliset laskut.
- Kustannuspaikka ja kirjanpitotili – Nämä voidaan asettaa, jos halutaan ohjata maksut tietylle kustannuspaikka- tai kirjanpitotilitiedolle, kirjanpidollisia jatkotoimia varten.
- Laskuerittelyn selite – Vapaamuotoinen tekstiselite, joka tarvittaessa merkitään laskulle kauden nimen ja hinnan lisäksi.
Kun tiedot on täytetty, klikkaa painiketta ‘Tallenna kausi ja jatka vaiheeseen 2: Aseta kauden hintaryhmät’.
Vaihe 2: Kauden hintaryhmät
Ohjatun toiminnon vaiheessa 2 määritellään kauden kausimaksut luomalla tarvittavat hintaryhmät. Kausimaksu veloitetaan yhden kerran, kun jäsen ensimmäisen kerran osallistuu kaudelle kuuluvaan ryhmään.
Kauden hintaryhmillä voit määritellä eri ikäisten osallistujien kausimaksut, jos yhteisönne käyttää ikään perustuvaa hinnoittelua. Hintaryhmät eritellään syntymävuoden perusteella. Ota huomioon ikäryhmiä luodessasi kauden päättymisvuosi.
Voit muokata hintaryhmiä Muokkaa -kuvakkeesta tai poistaa niitä Poista -kuvakkeesta.
Päätä kauden luominen valitsemalla Tallenna hintaryhmät.
Tallenna hintaryhmät niiden perustamisen jälkeen, jolloin saat ilmoituksen ‘Kausi perustettu onnistuneesti’ ja pääset halutessasi tarkastelemaan perustamaasi kautta, tai perustamaan lisää kausia.