Lähes jokaisesta Hoikan osiosta löytyvän sähköpostitoiminnon kautta voidaan kohdistaa yhteisön tiedotteita halutuille ryhmille. Mikäli yhteisö ottaa käyttöön lisämaksullisen tekstiviestipalvelun, samalla tavalla voidaan lähettää myös tekstiviestejä.
Sähköpostin lähetys suurelle määrälle vastaanottajia
Lähetä sähköpostia koko yhteisölle Henkilöt -osiosta. Henkilöt -osio listaa kaikki rekisteröityneet henkilöt. Rajaa hakutuloksia tarvittaessa. Avaa sivun alalaidasta löytyvä Viestintätoiminnot -valikko. Siirry sähköpostin lähetykseen-painikkeesta avautuu uusi ikkuna, josta voit lähettää sähköpostia valitulle joukolle henkilöitä.
Sähköpostin lähettäminen kauden osallistujille
Valitse Henkilöt-osiossa hakuehdoksi kausi, jonka osallistujille haluat lähettää sähköpostia. Siirry Viestintätoiminnot-valikkoon, josta voit lähettää heille sähköpostia.
Toinen tapa lähettää sähköpostia kauden osallistujille on mennä kauden tietoihin ja välilehdelle Raportit. Kun valitaan raportti Osallistujat, voidaan hakea kauden osallistujia esim. maksutilanteen perusteella ja lähettää heille sähköpostia Lisätoiminnot-valikon kautta.
Sähköpostin lähettäminen ryhmän osallistujille
Siirry ryhmien hallintaan ja valitse tarkasteltavan kauden ryhmät Kaudet -pudotusvalikosta. Valitse haluamasi kausi Tarkastele -kuvakkeesta. Siirry Osallistujat -välilehdelle ja valitse sivun alalaidasta Lisätoiminnot-valikko, josta voit siirtyä sähköpostin lähetykseen.
Sähköpostin lähetys henkilöryhmälle
Siirry henkilöryhmien hallintaan ja valitse tarkasteltava henkilöryhmä Tarkastele - kuvakkeesta. Siirry Henkilöt -välilehdelle ja valitse sivun alalaidasta Lisätoiminnot. Valitse Siirry sähköpostin lähetykseen.
Lähetettyjen sähköpostiviestien tarkastelu
Henkilöt -osion Lähetetyt sähköpostiviestit -välilehti arkistoi kaikki suoraan rekisterin sähköpostitustyökalusta lähetetyt tiedotteet. Voit hakea sähköposteja tietyltä aikaväliltä kirjoittamalla päivämääräkenttiin päivämäärät, tai klikkaamalla kalenteri-kuvaketta josta avautuu kalenterimuotoinen päivämäärän valitsin.
Tarkastele-kuvakkeen kautta näet sähköpostiviestin tiedot – lähettäjän, sisällön ja kaikki vastaanottajat.
Henkilötietojen automaattinen käsittely
Palvelusta on mahdollista lähettää viestintää henkilöiden sähköpostiosoitteisiin. Silloin kun Hoika tunnistaa, että henkilön sähköpostiosoite ei ole olemassa, niin henkilön sähköpostiosoite poistetaan rekisteristä automaattisesti. Silloin kun henkilö on valinnut viestin vastaanottamisen yhteydessä, että hän ei halua vastaanottaa viestintää seuralta, niin henkilön markkinointilupa poistetaan rekisteristä automaattisesti.