Laskun luominen on kolmivaiheinen ohjattu toiminto, jossa voit luoda laskun ja lähettää sen valitsemillesi vastaanottajille. Aloita siirtumällä välilehdelle Laskun luonti. Ensimmäisessä vaiheessa määritellään kaikki laskulle tulevat tiedot.
Vaihe 1: Laskun tiedot
Laskun maksutiedoissa määritellään tilinumero, viitteen alku ja maksuaika, sekä mahdollinen viesti laskulle.
- Tilinumero – mille seuran tilille lasku maksetaan.
- Viitteenalku – millä viitteenalulla lasku luodaan.
- Eräpäivä – ohjelma laskee oletuksena laskutusasetuksiin merkityn maksuehdon mukaisen maksuajan, esim. 14 päivää nykyisestä päivämäärästä. Tarvittaessa voit vaihtaa päivämäärän.
- Laskulla näkyvä viesti – kentän teksti tulostuu laskun yläosaan, saajan tietojen alapuolelle.
Laskurivien lisääminen
Seuraavassa osiossa määritellään laskun laskurivit ja niiden tiedot. Laskurivejä voi lisätä manuaalisesti merkitsemällä laskuriville summan ja muut tarvittavat tiedot, tai lisäämällä järjestelmään luotuun ryhmään tai kauteen liittyvän laskurivin.
Valittaessa laskuriville kautta aktivoi valinta ‘Ilmoita laskutettavat henkilöt kaudelle’, mikäli ilmoittautumista ei ole jo tehty, jos laskun vastaanottajissa on henkilöitä jotka eivät kuulu kaudelle.
Valittaessa laskuriville ryhmää aktivoi valinta ‘Ilmoita laskutettavat henkilöt ryhmään’, mikäli ryhmäilmoittautumista ei ole jo tehty, jos laskun vastaanottajissa on henkilöitä jotka eivät ole ilmoittautuneet ryhmiin Hoikan kautta.
Valitsemalla laskun luomisessa pudotusvalikoista oikeat kaudet ja ryhmät varmistatte, että laskut merkitään oikein kauden laskutusraportille ja kauden laskutustilannetta ja laskujen summia voidaan seurata mahdollisimman helposti.
Liitteiden lisääminen
Laskurivien lisäämisen jälkeen voit lisätä laskulle liitteitä avaamalla valikon Näytä liitteiden lisäys. Avautuvassa listauksessa näet Tiedostot-osioon lisätyt dokumentit, jotka voidaan lisätä laskun liitteiksi. Huomioithan, että Postita.fi-palvelu hyväksyy liitteiksi vain A4-kokoisia PDF-dokumentteja.
Liitteiden valinnan jälkeen voit valita, käytetäänkö henkilökohtaisia alennuksia laskun summan pienentämiseen. Jos henkilön tietoihin on kirjattu etuuksia, niillä voidaan pienentää laskutettavaa summaa, kun valinta ‘Käytä etuuksia laskun summan pienentämiseen’ on aktivoitu.
Siirry seuraavaan vaiheeseen klikkaamalla painiketta ’Jatka vaiheeseen 2: Valitse laskutettavat’.
Vaihe 2: Laskutettavien valitseminen
Laskutuksen toisessa vaiheessa valitaan laskun vastaanottajat. Laskujen vastaanottajia voidaan lisätä kolmella eri tavalla:
- Lisää henkilöryhmän henkilöt – valitse kaikki henkilöryhmään kuuluvat vastaanottajiksi
- Lisää ryhmän henkilöt – valitse kaikki ryhmään kuuluvat vastaanottajiksi
- Lisää yksittäinen henkilö – valitse yksittäisiä henkilöitä vastaanottajiksi
Jos haluat aloittaa laskutettavien henkilöiden valitsemisen alusta, voit peruuttaa kaikki valinnat painikkeesta ’Tyhjennä valitut’. Poista yksittäisiä henkilöitä vastaanottajista Poista -kuvakkeesta.
Kun henkilöiden valinta on tehty, jatka eteenpäin valitsemalla ’Jatka vaiheeseen 3: Luo lasku’.
Vaihe 3: Laskun luominen
Aktivoi valinta Toimita laskut sähköpostilla, jos haluat lähettää laskun vastaanottajien sähköpostiin.
Voit muotoilla lähetettävää sähköpostiviestiä, mutta älä muuta aaltosulkeisiin merkittyjä termejä joita ohjelma käyttää laskun tietojen sijoittamiseen sähköpostiviesteissä.
Päätä laskujen luominen ja lähetä laskut vastaanottajille Luo lasku-painikkeesta. Palvelu varmistaa laskun luomisen kysymällä Oletko varma että haluat luoda laskun valituille henkilöille? Varmista painamalla OK.
Saat vahvistuksen onnistuneesta laskun luonnista:
”Lasku(t) lähetetty laskutettavien sähköposteihin.” ”Lasku(t) tehty onnistuneesti valituille henkilöille.”
Halutessasi voit tulostaa luomasi laskut ’Siirry tulostamaan luodut laskut’-painikkeesta.