Omat tiedot- sivulla käyttäjät hallitsevat omia henkilö- ja yhteystietojaan. Tarkasteltavissa ovat myös ajantasaiset laskutus- ja ilmoittautumistiedot sekä täydelliset historiatiedot ja henkilökohtaisesti saadut alennukset yksinkertaisessa, haettavassa muodossa. Lisäpalveluina (mikäli yhteisöllä tai sen kattojärjestöllä on ko palvelu käytössä) Omista tiedoista löytyy myös koulutushistoria sekä tiedot käyttäjän hankkimista lisensseistä.
Henkilö- ja yhteystiedot
Omat tiedot -sivulla kerättävä tieto muodostaa yhteisön jäsen- ja toimintarekisterin. Yhteisön ylläpitäjät käyttävät näitä tietoja sisäiseen yhteydenpitoon – esimerkiksi sähköpostilistoihin, ilmoittautumisten vahvistamiseen ja laskujen postittamiseen. Yhteisö voi myös kysyä lisätietoja, joita tarvitaan yhteisön toiminnassa.
Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia.
Voit itse muuttaa yhteystietojasi ja tarkastella tietoja, joita sinusta on palvelussa. Yhteisösi ylläpitäjä on saattanut määritellä jotkut henkilötietokentät siten, että käyttäjillä on lukuoikeus, mutta ei muokkausoikeutta. Mikäli tällaisia tietoja on tarvetta muuttaa, ota yhteyttä yhteisösi yhteyshenkilöön.
Mikäli Lisenssit-palvelu on yhteisölläsi käytössä, näkyy henkilötiedoissa myös henkilötunnus. Tämä on näkyvissä vain omissa tiedoissasi sekä lisensseistä vastaavalle ylimmän tason (esim lajiliitto) pääkäyttäjälle. Yhteisösi (esim urheiluseura) pääkäyttäjät eivät näe henkilötunnusta, eivätkä voi puolestasi sitä palveluun syöttää. Henkilötunnusta pääsee muokkaamaan ainoastaan ylimmän tason (lajiliitto) pääkäyttäjä. Suositus on, että henkilötunnus lisätään vain, mikäli hankkii lisenssin. Henkilötunnuksen voi lisätä lisenssiä ostettaessa.
Salasanan vaihtaminen
Salasanan vaihtaminen tapahtuu ’Vaihda salasana’ -kohdassa syöttämällä nykyinen salasana ja uusi salasana kahdesti. Palvelu vahvistaa salasanan vaihtamisen ilmoituksella ’Salasana muutettu!’
Lasten rekisteröinti vanhemman käyttäjätunnukselle
Hoika-palvelussa voit rekisteröidä omalle käyttäjätunnuksellesi alikäyttäjiä. Tyypillisimmin tällä toiminnolla rekisteröidään perheen lapset alikäyttäjiksi vanhemman käyttäjätunnukselle, jotta heidän tietojaan ja ilmoittautumisiaan voidaan ylläpitää yhdellä käyttäjätunnuksella. Jos olette jo rekisteröineet lapsenne erikseen, yhteisön ylläpitäjä voi siirtää heidät alikäyttäjiksenne. Mikäli yhteisöllänne on käytössä Hoikan sisar- tai perhealennuksia, määräytyy automaattiset alennukset vain yli-/alikäyttäjärakenteen perusteella.
Alikäyttäjän rekisteröinti
Alikäyttäjän rekisteröinti alkaa Omat tiedot -sivulta klikkaamalla linkkiä ’Lisää alikäyttäjä’. Rekisteröintilomakkeessa kerätään kaikki yhteisön tarvitsemat tiedot. Rekisteröinnin lopuksi palvelu siirtyy takaisin omiin tietoihisi.
Alikäyttäjän tarkastelu
Kun olet rekisteröinyt alikäyttäjän, Henkilötiedot-välilehdelle ilmestyy ’Tarkasteltava henkilö’ -pudotusvalikko, josta voit tarkastella kaikkien käyttäjätunnuksellesi rekisteröityjen henkilöiden tietoja.
Alikäyttäjien tietoja pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan klikkaamalla alikäyttäjän nimeä valikossa.
Alikäyttäjän tietojen tarkastelu ja muokkaaminen vastaa toiminnaltaan täysin Omat tiedot -näkymää.
Kunkin alikäyttäjän kohdalla oletusasetuksena on, että lapselle toimitettavat viestit lähetetään myös vanhemman sähköpostiosoitteeseen ja lapsen lasku kohdistetaan vanhemmalle. Jos lasten yhteystiedoissa on yhteisön viestintä kielletty, ei lähetetyt viestit yhteisöltä tule myöskään huoltajalle.
Osallistumiset
Osallistumiset -välilehti näyttää ilmoittautumisesi kausille ja kausiin kuuluviin ryhmiin, sekä ilmoittautumiset tapahtumiin. Tapahtumissa näkyy myös kyselyt, tuotetilaukset tai vastaavat, joihin olet vastannut/ilmoittautunut. Välilehdeltä löydät sekä kuluvan kauden tiedot, että menneiden kausien osallistumishistorian.
Laskut
Laskut-välilehdellä voit tarkastella kaikkia rekisteröitymisesi jälkeen luotuja laskuja. Listaa voi järjestellä esimerkiksi laskun eräpäivän ja maksutilanteen mukaan klikkaamalla taulukon otsikkosarakkeita. Laskun tila muuttuu maksetuksi, kun yhteisösi toimihenkilö on kuitannut laskun maksetuksi. ’Tarkastele’-kuvakkeesta lasku avautuu uuteen ikkunaan josta sen voi tulostaa.
Etuudet
Etuudet-välilehdellä voit tarkastella voimassa olevia etuuksia, jos yhteisösi on ottanut niitä käyttöön. Voimassa olevat etuudet vähennetään ryhmiin ilmoittautumisen yhteydessä automaattisesti laskun loppusummasta. Muiden laskujen kohdalla laskun luoja valitsee käytetäänkö olemassa olevia etuuksia ko laskuun.
Koulutushistoria (lisäpalvelu)
Mikäli yhteisölläsi on käytössä Hoikan koulutuskalenteri, näkyy Omissa tiedoissa myös koulutushistoria. Täältä pääset näkemään mihin koulutuksiin olet ilmoittautunut, mitkä on suoritettu ja mitä pätevyyksiä sinulle on myönnetty.
Lisenssit (lisäpalvelu)
Mikäli Lisenssit -palvelu on käytössä, näet tältä välilehdeltä omat lisenssisi.
Jos lisenssin oston yhteydessä maksutapahtuma on keskeytetty, pääset tältä sivulta maksamaan ja näin aktivoimaan lisenssisi. Jos lisenssin kohdalla on sininen nuoli-ikoni, on lisenssi mahdollista korottaa ylempään lisenssiin. Nuoli-ikonista pääset korottamaan lisenssin. Jos lisenssin kohdalla näkyy teksti ’Siirrä’, voi sitä painamalla aloittaa lisenssin siirtoprosessin toiseen seuraan. Jos lisenssi on hankittu ilman vakuutusta, pääset ’Vakuuta’ kohdasta ostamaan lisenssivakuutuksen.