Henkilöiden tuonti

Palveluun voidaan tuoda henkilöitä csv- tai excel-tiedostolla. Henkilöiden tuonnissa voidaan luoda uusia henkilöitä, tai päivittää palvelussa olevien henkilöiden tietoja.

Mikäli haluat liittää tuomasi henkilöt kaudelle, niin se tehdään määrittelemällä henkilöiden tuonnissa lisätietokentän arvo, jonka perusteella liittäminen voidaan tehdä myöhemmin. Mikäli käytät tuonnissa lisätietietokenttää, niin se tulee perustaa palveluun. Henkilön uusi tietokenttä perustetaan vain kerran, jonka henkilötuonnilla voidaan tallentaa tietoa tähän kenttään. Lisätietokenttien perustamisesta voit lukea tästä ohjeesta. Tämän artikkelin esimerkkinä perustetun kentän nimeksi asetettiin 'Henkilön vapaatekstikenttä' ja se voidaan asettaa näkyväksi vain ylläpitäjälle.

Uusien henkilöiden tuonti tai nykyisten päivitys tehdään seuraavan ohjeen mukaisesti. Mikäli sinulla on tuotava valmiina sinulle toimitetun mallitiedoston mukaisena voit siirtyä suoraan vaiheeseen 4.

1. Valitse haluatko tuoda uusia henkilöitä (Luo tyhjä malli) vai päivittää nykyisiä henkilöitä (Päivitä nykyisiä henkilöitä).
   
2. Valitse ne sarakkeet, jonka mukaista tietoa haluat tuoda tai päivittää. Vuositilastoon tarvitaan henkilöstö sukunimi, etunimi, sukupuoli ja syntymäpäivä, sekä henkilön vapaatekstikenttä johon tuodaan tieto kaudesta, johon henkilö liitetään.
   Syntymäpäivän voi tuoda syntymävuotena käyttämällä tammikuun ensimmäistä päivää esimerkiksi '1.1.1980'. Jäsennumero ei ole pakollinen tieto. Mikäli rekisterissä on jo henkilö tuotavalla jäsennumerolla, niin henkilön tietoja päivitetään uuden henkilön lisäämisen sijaan.
   
   Valitse sitten pohjaksi muodostettavan tiedoston tiedostomuoto ja lopuksi paina sivun alalaidasta “Hanki malli tuotavaksi”. Tiedosto latautuu selaimessasi. Paina sivun oikeasta alalaidasta 'Seuraava' – painiketta.
   
   

3. Luo tyhjä malli -painike muodostaa tiedostopohjan tekemilläsi sarakevalinnoilla, johon täydennetään uusien henkilöiden tiedot.

   Päivitä nykyisiä henkilöitä -painike muodostaa tiedostopohjan tekemilläsi sarakevalinnoilla. Lisävalintana voit valita mudostuuko tiedostoon kaikki palveluun tallennetut henkilöt, vai mahdollinen henkilöt-näkymän voimassa oleva suodatus. Tiedosto on esitäytetty palvelussa olevien henkilöiden tiedoilla. Tämä tiedostopohja tulee päivittää muuttuneilla henkilötiedoilla.

   Täytä tai muuta lataamaasi tiedostoon tiedot henkilöistä joita haluat tuoda tai päivittää. Kun tuot uusia henkilöitä ja tiedostossa olevalla jäsennumerolla on palvelussa jo henkilö, niin henkilön tietoja päivitetään. Jos tiedostossa olevalla jäsennumerolla ei ole palvelussa henkilöä niin luodaan uusi henkilö. Tallenna tiedosto.
   
   Jos haluat liittää tuomasi henkilöt myöhemmin kaudelle, niin määritä tuotavassa excelissä henkilön lisätietokenttään tunniste, jolla liittämisen voi tehdä. Tässä esimerkissä käytetään merkkijonoa '2024'.
4. Paina 'Valitse tiedosto', valitse koneeltasi päivittämäsi tiedosto ja paina 'Lue tiedosto'
   
   
5. Palvelu näyttää yhteenvedon tiedoista joita olet tuomassa ja mahdollisista virheellisistä riveistä. Voit vielä tehdä muutoksia tiedostolle tallentamalla sen ja lukemalla sen uudelleen. Tuodaksesi henkilöt palveluun valitse lopuksi  'Tuo henkilöitä'.  Ota pois valinta 'Lähetä tuoduille henkilöille kirjaustumistunnukset sähköpostitse', jos et halua henkilöiden kirjautuvan palveluun.
   
   
6. Esimerkiksi vuositilastointia varten voi olla tarpeen liittää henkilöt kaudelle. Mikäli haluat liittää tuodut henkilöt kaudelle, voit tehdä sen tämän ohjeen mukaan